De verschillen tussen minnelijke en gerechtelijke incasso

Wanneer een factuur onbetaald blijft, kan een incassotraject noodzakelijk zijn om openstaande vorderingen te innen. Binnen dit proces bestaan twee belangrijke vormen: de minnelijke incasso en de gerechtelijke incasso. Hoewel beide methoden hetzelfde doel hebben, het innen van een openstaande schuld, verschillen ze sterk in aanpak, kosten, duur en juridische gevolgen.

Een goed begrip van deze verschillen is essentieel voor organisaties die te maken krijgen met wanbetaling of betalingsachterstanden.

Wat betekent incasso?

De term incasso verwijst naar het innen van openstaande geldvorderingen. Het proces start doorgaans wanneer een debiteur niet binnen de afgesproken termijn betaalt. In eerste instantie gebeurt dit zonder tussenkomst van de rechter; dit wordt de minnelijke incasso genoemd. Wanneer deze fase geen resultaat oplevert, kan worden overgegaan tot de gerechtelijke incasso, waarbij een rechterlijke uitspraak nodig is om betaling af te dwingen.

Incasso vormt een belangrijk onderdeel van financieel beheer en risicobeperking binnen organisaties. Een effectief incassobeleid voorkomt liquiditeitsproblemen en versterkt de financiële positie van een onderneming.

De minnelijke incasso

De minnelijke incasso is de eerste fase binnen het incassotraject. In deze fase wordt geprobeerd om de vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter.

Kenmerken van de minnelijke incasso

• Gericht op een snelle, buitengerechtelijke oplossing

• Minder kosten en tijdsintensief dan een gerechtelijke procedure

• Communicatie verloopt via schriftelijke aanmaningen, telefoongesprekken en e-mails

• Geen verplichte tussenkomst van een advocaat

Tijdens deze fase wordt de debiteur herinnerd aan de openstaande betaling. Meestal gebeurt dit via een vriendelijke herinnering, gevolgd door een aanmaning of 14-dagenbrief, zoals vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK).

De rol van de incassopartij

Een incassobureau of gerechtsdeurwaarder kan worden ingeschakeld om het proces te begeleiden. De incassopartij stuurt namens de schuldeiser brieven en neemt contact op met de debiteur. Doorgaans wordt geprobeerd een betalingsregeling te treffen om verdere stappen te voorkomen.

Voordelen van een minnelijke incasso

• Kostenbesparend: geen griffierechten of advocaatkosten

• Relatiebehoud: de communicatie blijft meestal zakelijk en minder juridisch beladen

• Snelle oplossing: veel schulden worden in deze fase alsnog voldaan

• Flexibiliteit: er is ruimte voor maatwerk in betalingsregelingen

Wanneer de debiteur na herhaalde pogingen niet betaalt, is de volgende stap een gerechtelijke procedure.

De gerechtelijke incasso

De gerechtelijke incasso is de tweede fase van het incassotraject. Deze stap wordt gezet wanneer de minnelijke fase geen resultaat heeft opgeleverd.

Wat houdt gerechtelijke incasso in?

Bij een gerechtelijke incasso wordt de zaak voorgelegd aan de rechter. De schuldeiser dient een dagvaarding in waarin de vordering wordt uiteengezet. De rechter beoordeelt vervolgens of de vordering terecht is.

Indien de rechter de schuldeiser in het gelijk stelt, wordt een vonnis uitgesproken. Met dit vonnis kan een deurwaarder overgaan tot executiemaatregelen, zoals beslaglegging op inkomen, bankrekening of goederen van de debiteur.

Fasen van de gerechtelijke incasso

1. Voorbereiding van de dagvaarding
   De incassopartij of advocaat stelt de dagvaarding op en dient deze in bij de rechtbank.

2. Rechtszitting
   De rechter hoort beide partijen en beoordeelt de argumenten en bewijsstukken.

3. Vonnis en tenuitvoerlegging
   Na het vonnis kan de deurwaarder het bedrag afdwingen door middel van beslag of executie.

Kosten en risico’s

Een gerechtelijke procedure brengt extra kosten met zich mee, zoals:

• Griffierechten

• Kosten voor de deurwaarder

• Advocaatkosten (indien verplicht)

Daarnaast bestaat het risico dat de debiteur, zelfs na een positief vonnis, niet kan betalen. In dat geval kunnen de kosten verder oplopen zonder garantie op volledige terugbetaling.

De belangrijkste verschillen tussen minnelijke en gerechtelijke incasso

De keuze tussen beide vormen hangt af van de houding van de debiteur, de hoogte van de vordering en de gewenste snelheid van afhandeling.

Wettelijke kaders en incassokosten

De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt welke kosten in rekening mogen worden gebracht tijdens de minnelijke fase. Deze wet beschermt consumenten tegen buitensporige kosten, terwijl zakelijke vorderingen meer vrijheid bieden.

De wettelijk vastgestelde staffel voor incassokosten geldt alleen als aan de 14-dagenregel is voldaan: de debiteur moet eerst een correcte aanmaning ontvangen waarin duidelijk wordt aangegeven welk bedrag openstaat en dat incassokosten verschuldigd zijn bij uitblijvende betaling.

In de gerechtelijke fase kunnen extra kosten worden toegewezen door de rechter, zoals proceskosten en nakosten.

Wanneer overschakelen naar gerechtelijke incasso?

De overstap van minnelijke naar gerechtelijke incasso is meestal het gevolg van volhardende wanbetaling. Enkele indicatoren dat gerechtelijke stappen zinvol kunnen zijn:

• De debiteur reageert niet op aanmaningen of betalingsvoorstellen

• Er is sprake van een betwiste vordering

• De openstaande schuld is aanzienlijk

• Er zijn aanwijzingen dat de debiteur structureel niet betaalt

Voordat een gerechtelijke procedure wordt gestart, is een haalbaarheidsanalyse verstandig. Hierbij wordt gekeken naar de verhaalsmogelijkheden van de debiteur — met andere woorden: of er daadwerkelijk iets te halen valt.

De rol van de gerechtsdeurwaarder

De gerechtsdeurwaarder speelt een cruciale rol binnen zowel de minnelijke als gerechtelijke incasso.

Taken in de minnelijke fase

• Verzenden van aanmaningen

• Aandringen op betaling of treffen van betalingsregelingen

Taken in de gerechtelijke fase

• Betekenen van de dagvaarding

• Uitvoeren van het vonnis (bijvoorbeeld beslag leggen)

De gerechtsdeurwaarder is een openbaar ambtenaar en heeft wettelijke bevoegdheden die een regulier incassobureau niet bezit.

Praktische tips voor effectief incassobeheer

Een efficiënt incassoproces begint bij goed debiteurenbeheer. Enkele aanbevelingen om onnodige procedures te voorkomen:

1. Heldere betalingsvoorwaarden
   Vermeld altijd duidelijk de betalingstermijn en eventuele incassokosten in de overeenkomst of factuur.

2. Snelle opvolging
   Stuur tijdig herinneringen zodra de betalingstermijn is verstreken.

3. Documentatie bijhouden
   Bewaar alle communicatie en betalingsbewijzen. Deze documenten kunnen later in een gerechtelijke procedure van doorslaggevend belang zijn.

4. Professionele begeleiding
   Schakel bij voorkeur een gespecialiseerd incassobureau of deurwaarder in voor een deskundige aanpak.

Conclusie

Een incasso kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, afhankelijk van de situatie en de bereidheid van de debiteur om te betalen. De minnelijke incasso is gericht op snelle en kostenefficiënte oplossing zonder rechterlijke tussenkomst. De gerechtelijke incasso biedt daarentegen een formele, afdwingbare uitkomst wanneer vrijwillige betaling uitblijft.

Een doordachte afweging tussen beide trajecten met oog voor kosten, tijd en verhaalsmogelijkheden, bepaalt in hoge mate het succes van het incassoproces.