Het verschil tussen een incassobureau, deurwaarder en advocaat

Wanneer een factuur onbetaald blijft, is het vaak onduidelijk welke partij het best kan worden ingeschakeld. Er bestaan duidelijke verschillen tussen een incassobureau, een deurwaarder en een advocaat, zowel in bevoegdheden als in werkwijze.

Het verkeerd inschakelen van een partij kan leiden tot onnodige kosten of vertraging in het incassotraject. Deze blog biedt helderheid over de rol en het onderscheid tussen deze drie partijen en laat zien wanneer een incassobureau de meest geschikte keuze is.

Wat doet een incassobureau precies?

Een incassobureau houdt zich voornamelijk bezig met het minnelijk incassotraject. Dat is het proces voordat een zaak bij een rechter terechtkomt. Het doel is om openstaande facturen op vrijwillige basis te innen, zonder juridische stappen.

De werkzaamheden bestaan uit het sturen van herinneringen, incassobrieven en het voeren van telefonisch contact met de debiteur. Daarbij wordt gezocht naar een oplossing die leidt tot betaling, bijvoorbeeld via een betalingsregeling.

Bevoegdheden van een incassobureau

Een incassobureau mag:

• Debiteuren aanschrijven en herinneren aan openstaande bedragen.

• Wettelijke rente en incassokosten berekenen (binnen de grenzen van de Wet Incassokosten).

• Regelingen treffen met debiteuren.

• Adviseren over vervolgstappen bij uitblijven van betaling.

Een incassobureau mag geen beslag leggen, dagvaarden of vonnissen uitvoeren. Dat valt onder de bevoegdheden van de gerechtsdeurwaarder.

Doel en toegevoegde waarde

Het incassobureau fungeert als eerste professionele stap in het incassotraject. Door consistent en deskundig te communiceren, worden veel vorderingen alsnog vrijwillig betaald. Hierdoor kan een dure juridische procedure vaak worden voorkomen.

Wat doet een gerechtsdeurwaarder?

Een gerechtsdeurwaarder is een openbaar ambtenaar met wettelijke bevoegdheden. Deze kan namens de rechter officiële handelingen verrichten om betaling af te dwingen.

De deurwaarder komt meestal in beeld na het incassobureau, wanneer het minnelijk traject geen resultaat heeft opgeleverd.

Bevoegdheden van de gerechtsdeurwaarder

Een deurwaarder mag:

• Een dagvaarding betekenen (officieel aan de debiteur overhandigen).

• Vonnissen uitvoeren (bijvoorbeeld beslag leggen op loon, bankrekening of goederen).

• Betekenen van juridische documenten, zoals exploten en vonnissen.

• Ontruimingen uitvoeren op basis van rechtelijke uitspraak.

Deze bevoegdheden maken de deurwaarder uniek binnen het incassoproces. Geen enkele andere partij mag deze handelingen verrichten.

Werkwijze

Zodra een rechter uitspraak heeft gedaan, voert de deurwaarder het vonnis uit. Dat kan gaan om het innen van geld, maar ook om beslaglegging of ontruiming. De kosten van deze handelingen kunnen, afhankelijk van de situatie, worden verhaald op de debiteur.

Wanneer inschakelen?

Een gerechtsdeurwaarder wordt ingeschakeld als eerdere pogingen om betaling te verkrijgen zijn mislukt, of wanneer juridische stappen onvermijdelijk zijn. Veel incassobureaus werken samen met vaste deurwaarders om het traject soepel te laten verlopen.

Wat doet een advocaat bij een incassoproces?

Een advocaat wordt doorgaans pas betrokken bij complexe of betwiste vorderingen. De rol van een advocaat is juridisch en strategisch: hij of zij vertegenwoordigt de schuldeiser in een gerechtelijke procedure.

In tegenstelling tot het incassobureau of de deurwaarder richt de advocaat zich niet op minnelijke incasso, maar op de juridische kant van de vordering.

Bevoegdheden van een advocaat

Een advocaat mag:

• Procederen bij de rechtbank (bij vorderingen boven € 25.000,- of bij de rechtbanken waar vertegenwoordiging verplicht is).

• Juridisch advies geven over haalbaarheid en strategie van een vordering.

• Verweer voeren tegen een debiteur die de vordering betwist.

Een advocaat werkt vaak samen met een deurwaarder voor de uitvoering van een vonnis.

Wanneer inschakelen?

Een advocaat wordt ingeschakeld:

• Bij betwiste vorderingen of complexe dossiers.

• Wanneer juridische interpretatie van contracten of aansprakelijkheid nodig is.

• Bij hoge bedragen waarbij een gerechtelijke procedure de moeite waard is.

Advocaten hanteren meestal een uurtarief of vaste prijsafspraken, wat dit traject kostbaarder maakt dan het minnelijk traject via een incassobureau.

Overzicht van de verschillen

Het onderstaande overzicht toont de belangrijkste verschillen tussen een incassobureau, gerechtsdeurwaarder en advocaat op basis van bevoegdheden, kosten en doel.

Dit overzicht maakt duidelijk dat een incassobureau in de meeste gevallen de eerste logische stap is bij onbetaalde facturen. Pas wanneer betaling uitblijft of verweer wordt gevoerd, volgt de inzet van een deurwaarder of advocaat.

Samenwerking tussen de drie partijen

Hoewel de functies verschillen, werken incassobureaus, deurwaarders en advocaten regelmatig samen.

Een incassobureau verzorgt de voorbereiding, communicatie en dossieropbouw. Wanneer betaling uitblijft, kan het bureau het dossier overdragen aan een deurwaarder of advocaat, compleet met alle relevante informatie.

Deze samenwerking zorgt voor efficiëntie: het juridische proces kan sneller worden opgestart, omdat het dossier al volledig en juridisch onderbouwd is.

Voordelen van samenwerking

• Snellere opvolging: geen dubbele administratieve handelingen.

• Betere dossierkwaliteit: alle communicatie is vastgelegd.

• Kostenefficiëntie: minnelijk traject kan veel juridische kosten voorkomen.

• Hogere slagingskans: elke partij doet waar zij het sterkst in is.

Door een goed georganiseerde samenwerking worden openstaande bedragen sneller geïnd, met behoud van professionaliteit en klantrelatie.

Wanneer is een incassobureau de juiste keuze?

In de meeste gevallen is het verstandig om te starten met een incassobureau. Het minnelijk traject is minder kostbaar en vaak succesvol, zeker wanneer de debiteur nog contact opneemt of openstaat voor een betalingsregeling.

Geschikte situaties voor een incassobureau

• Onbetaalde facturen na meerdere herinneringen.

• Debiteuren die slecht bereikbaar zijn, maar niet betwisten.

• Klanten met tijdelijke liquiditeitsproblemen.

• Meerdere kleine vorderingen waarbij juridische stappen niet rendabel zijn.

Pas wanneer het incassobureau alle mogelijkheden heeft benut en er geen reactie of betaling volgt, is een deurwaarder of advocaat aan zet.

Conclusie

Het verschil tussen een incassobureau, deurwaarder en advocaat ligt het vooral in de bevoegdheden en het moment van inschakeling. 

• Een incassobureau richt zich op vrijwillige betalingen en voorkomt vaak juridische stappen.

• Een deurwaarder voert rechtelijke uitspraken uit en kan beslag leggen.

• Een advocaat vertegenwoordigt bij complexe of betwiste zaken in de rechtbank.

Een zorgvuldig opgebouwd incassotraject start bijna altijd met het incassobureau. Daarmee worden kosten beperkt, reputaties beschermd en resultaten sneller behaald.