Wat zijn de kosten van een incassobureau?

Wanneer een factuur onbetaald blijft, is de stap naar een incassobureau vaak onvermijdelijk. Toch bestaat er veel onduidelijkheid over de kosten. Hoe worden deze berekend? Wat mag wettelijk in rekening worden gebracht? En hoe werkt het populaire principe No cure, no pay in de praktijk?

Deze blog geeft een volledig overzicht van de kostenstructuur van incassobureaus, inclusief uitleg over de Wet Incassokosten (WIK) en de voordelen van werken op basis van resultaat.

Wat bepaalt de kosten van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau zijn afhankelijk van verschillende factoren. Er bestaat geen vast tarief; elk dossier wordt beoordeeld op basis van omvang, complexiteit en gekozen werkwijze.

De belangrijkste kostenfactoren zijn:

1. Hoogte van de vordering – hoe groter het openstaande bedrag, hoe hoger de mogelijke incassokosten.

2. Type debiteur – particuliere of zakelijke klanten.

3. Aantal vorderingen – bij meerdere dossiers kunnen staffelkortingen gelden.

4. Fase van het traject – minnelijk of juridisch incasso.

5. Werkwijze van het bureau – bijvoorbeeld No Cure No Pay of vaste tarieven.

Een transparante kostenstructuur is essentieel om verrassingen te voorkomen. Professionele incassobureaus werken daarom met duidelijke afspraken en rapportages.

De Wet Incassokosten (WIK) uitgelegd

De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt sinds 2012 hoeveel incassokosten er bij consumenten in rekening mogen worden gebracht. Deze wet beschermt consumenten tegen te hoge kosten en zorgt voor uniformiteit in het incassotraject.

Wanneer is de WIK van toepassing?

De WIK geldt voor vorderingen op particuliere debiteuren (consumenten). Bij zakelijke debiteuren (B2B) mag de hoogte van de incassokosten contractueel worden vastgelegd, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden.

Voorwaarden voor WIK-incassokosten

Een schuldeiser mag pas incassokosten rekenen als:

1. De betalingstermijn is verstreken.

2. Een correcte veertiendagenbrief is verstuurd waarin staat dat bij niet-betaling binnen 14 dagen incassokosten volgen.

3. De debiteur binnen die termijn niet heeft betaald.

Zonder deze stappen mogen er geen kosten in rekening worden gebracht.

De WIK-staffel – wettelijk vastgestelde percentages

De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van de hoofdsom van de vordering. De WIK hanteert een staffel (oplopend percentage) over het verschuldigde bedrag:

Voorbeeld:
Bij een vordering van €3.000,- bedragen de incassokosten:
15% van de eerste €2.500 = €375
10% van de volgende €500 = €50
Totaal: €425

Deze kosten mogen worden toegevoegd aan de hoofdsom, mits aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

Incassokosten bij zakelijke vorderingen

Bij zakelijke klanten (B2B) gelden andere regels dan bij consumenten. De WIK is hier niet verplicht, maar wordt vaak als richtlijn gebruikt.

Veel bedrijven nemen eigen incassobepalingen op in hun algemene voorwaarden. Daarin wordt vastgelegd welk percentage of bedrag aan kosten wordt berekend bij te late betaling.

Vrije afspraak tussen partijen

Zolang de afspraken redelijk zijn en vooraf zijn overeengekomen, mag een schuldeiser zelf bepalen welke kosten worden gerekend. In de praktijk hanteren veel incassobureaus bij zakelijke dossiers een tarief vergelijkbaar met de WIK-staffel om consistentie te behouden.

Wat houdt No Cure No Pay in bij een incassobureau?

De term No Cure No Pay betekent letterlijk: geen oplossing, geen betaling.
In de context van een incassobureau houdt dit in dat de opdrachtgever alleen betaalt als het bureau daadwerkelijk resultaat boekt.

Hoe werkt No Cure No Pay in de praktijk?

• Het bureau start het minnelijk incassotraject zonder voorafgaande kosten.

• Wordt de vordering succesvol geïnd? Dan ontvangt het bureau een vergoeding (meestal een percentage van het geïnde bedrag of de wettelijke incassokosten).

• Wordt er niets geïncasseerd? Dan betaalt de opdrachtgever geen honorarium, alleen eventuele basiskosten zoals administratie of portokosten.

Deze aanpak verlaagt het financiële risico voor de opdrachtgever en stimuleert het bureau om effectief te handelen.

Voordelen van No Cure No Pay-incasso

Het No Cure No Pay-model is populair, vooral bij kleinere en middelgrote ondernemingen. Het biedt duidelijke voordelen:

1. Geen financieel risico: er worden alleen kosten betaald bij succes.

2. Transparantie: vooraf duidelijkheid over voorwaarden en percentages.

3. Motivatie: het bureau heeft er belang bij om snel en effectief te incasseren.

4. Toegankelijkheid: ook kleinere vorderingen worden rendabel om op te volgen.

Deze werkwijze past bij de trend richting resultaatgerichte dienstverlening binnen zakelijke incasso.

Zijn er bijkomende kosten mogelijk?

Hoewel de meeste kosten onder de incassovergoeding vallen, kunnen er aanvullende kosten voorkomen in specifieke situaties.

Mogelijke extra kosten

• Dossierkosten of opstartkosten: kleine vaste bijdrage voor administratie.

• Juridische kosten: wanneer het dossier wordt overgedragen aan een advocaat of deurwaarder.

• Rente: wettelijke rente over het openstaande bedrag, berekend vanaf de vervaldatum van de factuur.

Een betrouwbaar incassobureau vermeldt altijd vooraf welke kosten kunnen ontstaan en onder welke omstandigheden.

Wie betaalt de kosten van een incassobureau?

De kosten van incasso worden in principe door de debiteur betaald. De wet bepaalt dat de schuldenaar aansprakelijk is voor redelijke kosten die ontstaan door te late betaling.

In de praktijk kan dit betekenen dat:

• De debiteur de hoofdsom + rente + incassokosten betaalt.

• De opdrachtgever alleen betaalt wanneer geen betaling wordt gerealiseerd (No cure, no pay).

Bij zakelijke dossiers wordt vaak vooraf afgesproken hoe eventuele niet-verhaalde kosten worden verdeeld.

Hoe een betrouwbaar incassobureau te herkennen

Een goed incassobureau onderscheidt zich niet alleen door resultaten, maar ook door transparantie over tarieven en communicatie.

Kenmerken van een professioneel bureau

• Duidelijke uitleg van kostenstructuur en voorwaarden.

• Naleving van de Wet Incassokosten (WIK).

• Rapportage over voortgang en betalingen.

• Gebruik van duidelijke, respectvolle communicatie richting debiteuren.

Een betrouwbare partner zorgt ervoor dat de reputatie van de opdrachtgever behouden blijft, terwijl de openstaande vordering efficiënt wordt afgehandeld.

Tips voor kostenbesparing bij incasso

1. Voorkom escalatie: stuur tijdig herinneringen en aanmaningen.

2. Controleer debiteuren vooraf: kredietcheck voorkomt risico’s.

3. Leg afspraken schriftelijk vast: duidelijke voorwaarden versterken de rechtspositie.

4. Kies het juiste incassomodel: No Cure No Pay voorkomt onnodige uitgaven.

5. Werk samen met een gespecialiseerd bureau: ervaring bespaart tijd en kosten.

Een doordachte aanpak beperkt niet alleen de kans op oninbare vorderingen, maar ook de totale incassokosten.

Conclusie

De kosten van een incassobureau zijn afhankelijk van meerdere factoren, maar blijven beheersbaar dankzij de Wet Incassokosten (WIK) en het No Cure No Pay-principe.

Een professioneel incassobureau werkt transparant, effectief en in lijn met wet- en regelgeving. Door tijdig in te grijpen, worden openstaande bedragen sneller geïnd en blijven juridische kosten vaak achterwege.